Você tem um controle completo de todo o dinheiro movimentado na sua clínica?

Por Prof. Dr. Leandro Zaine, CRMV-SP 21.418, Consultor de Negócios para Clínicas Veterinárias

Na semana passada fiquei sabendo de mais um caso de clínica veterinária sendo desfalcada por funcionário. Infelizmente, esse tipo de história é comum (em várias cidades ouço a mesma coisa) e precisamos adotar bons controles para prevenir que isso aconteça.

Nesse breve artigo, te darei algumas dicas que tenho aplicado em meus clientes de consultoria para diminuir as chances de fraudes.

1- TENHA UM BOM CONTROLE DE CAIXA

Toda a movimentação financeira (entrada e saída) deve estar detalhadamente registrada para se conseguir estabelecer o caminho que o dinheiro percorreu para entrar ou sair da empresa. Para isso, um bom controle de caixa é fundamental.

Com relação às entradas, é importante que ao final do dia (ou no início do dia posterior) haja uma conferência detalhada do caixa. Você deve checar cada venda que foi feita e analisar a forma de pagamento. O total de vendas em dinheiro deve bater com o dinheiro disponível no caixa. Também é importante que você confira todos os comprovantes de cartão de crédito/débito.

Ter alguém monitorando tudo isso ajudará a um melhor controle financeiro e a inibir desvios. Isso pode parecer algo gerencial bastante básico, mas tenho observado que muitas empresas deixam de fazê-lo.

Quem deve ser responsável por essa conferência? Essa é uma tarefa bem difícil de delegar. Eu acredito que em clínicas com até 20 funcionários, o próprio dono deva fazer! Conforme a empresa cresce, pode ser necessário um gestor para fazer isso. Mas, o dono precisa ter bastante confiança neste profissional e acreditar que seja uma pessoa idônea. Além disso, esse gestor também precisa ser fiscalizado.

2- EVITE PAGAR DESPESAS COM O DINHEIRO DO CAIXA

Uma forma de se perder o controle financeiro é pagar muitas despesas com o dinheiro do caixa. Gastos comuns que tenho visto: marmita, encanador, eletricista, pintor, motoboy etc. Pior ainda, quando existem despesas pessoais dos donos da empresa envolvidas (se você ainda não faz a separação completa de finanças empresariais das pessoais, saiba que esse é um passo indispensável em uma boa organização financeira).

É claro que você pode achar uma boa forma de registrar essas despesas (vários sistemas proporcionam isso), no entanto, manter essa prática pode fazer com que você perca o controle mais facilmente.

Sempre que possível, pague tais despesas por boleto bancário ou outra forma que seja mais fácil de rastrear. Se for o caso de pagar com dinheiro, já deixe um montante separado com antecedência para quitar estas despesas e lance no seu sistema financeiro (se você ainda não tem um bom controle financeiro, veja o quarto ponto).

3- MONITORE SERVIÇOS FEITOS, MAS NÃO LANÇADOS

Segundo o meu sócio na Vet Up, Dr Maickel Bitolo (que é proprietário do Hospital Veterinário Quatro Patas em São Caetano do Sul/SP há mais de 20 anos), uma parte significativa dos serviços realizados não é cobrada dos clientes.

Isso pode ser por mero esquecimento (como no caso de uma aplicação de um anti-emético feita em consultório, mas que o veterinário cobrou só a consulta), mas também pode ser uma forma de a equipe “favorecer” alguns clientes ao não cobrar por todos os serviços para que a conta fique menor e, assim, prejudicar a clínica.

Monitorar isso dá um pouco mais de trabalho, pois você deve avaliar cada atendimento que foi feito e observar os serviços que foram prestados. Depois, deve cruzar essas informações com a conta do cliente para ver se tudo está lançado. Na correria, o veterinário acaba esquecendo de cobrar, muitas vezes não por maldade, mas precisa ser fiscalizado para a empresa não ter prejuízo.

Provavelmente você não conseguirá fazer isso com todos os atendimentos. Então, eleja alguns por amostragem e faça essa checagem. Você vai se surpreender com o valor que está deixando de ser cobrado!

4- TENHA UM BOM SISTEMA

Tenho falado a meus clientes que a gestão moderna sem o uso da tecnologia é praticamente impossível! Boas ferramentas de gestão nos ajudarão a ter os dados que precisamos de forma clara e fácil e isso é fundamental para fazermos todas as checagens citadas nos pontos anteriores.

Felizmente, temos conseguido trabalhar isso bem com os nossos clientes e ver os números de forma bem completa traz uma clareza muito grande ao veterinário na tomada de decisões (recentemente uma contadora de uma veterinária cliente nossa disse que nunca viu uma empresa tão organizada financeiramente como aquela clínica).

Existem várias ferramentas de gestão no mercado que podem ajudar, desde que sejam adequadamente utilizadas! Atualmente, temos uma parceria com um software no qual a nossa consultoria de gestão pode sair de graça. Entre em contato conosco para saber mais.

CONCLUSÃO

Ter bons controles financeiros te ajudará não somente a prevenir roubos, mas também a ter uma visão completa das finanças da sua empresa.

Não queremos também um controle tão rígido que mostre que você não confia na sua equipe. Isso pode piorar o ambiente de trabalho. Mas, precisamos ter uma forma eficiente de fiscalização para coibir desvios.

Quer ajuda nisso? Conheça nosso serviço de Consultoria. Se preferir, entre em contato pelo chat do site